Czy każda umowa musi mieć formę pisemną?

Umowy są zawierane niemal każdego dnia — podczas zakupów, zamawiania usług, korzystania z transportu czy dokonywania rezerwacji. W wielu takich sytuacjach strony nie podpisują żadnego dokumentu. Nie oznacza to jednak, że między nimi nie powstaje stosunek prawny.

Co do zasady umowa nie musi mieć formy pisemnej, aby była ważna i wywoływała określone skutki. Wymóg zastosowania konkretnej formy może jednak wynikać z przepisów, wcześniejszych ustaleń stron albo charakteru danej czynności.

Czy umowa ustna może być ważna?

Polskie prawo opiera się na zasadzie swobody wyrażania woli. Oznacza to, że zamiar zawarcia umowy może zostać wyrażony nie tylko przez podpisanie dokumentu, ale również ustnie, elektronicznie albo poprzez określone zachowanie. Ważne jest, aby z okoliczności można było dostatecznie jasno ustalić, czego chciały strony.

Umowa ustna może być zatem w pełni ważna. Przykładem jest zakup produktu w sklepie stacjonarnym, zamówienie posiłku w restauracji czy ustne zlecenie wykonania prostej usługi. Do zawarcia takich umów dochodzi zwykle przez zgodne zachowanie stron — jedna z nich oferuje określone świadczenie, a druga je przyjmuje.

Sama ważność umowy nie oznacza jednak, że jej treść będzie łatwa do wykazania. Jeżeli pojawi się spór, strony mogą odmiennie przedstawiać ustaloną cenę, termin wykonania, zakres prac lub inne warunki.

W jakiej formie można zawrzeć umowę?

Prawo przewiduje kilka sposobów zawierania i utrwalania umów. Poszczególne formy różnią się wymaganiami oraz skutkami ich niezachowania.

• Forma ustna polega na złożeniu zgodnych oświadczeń podczas rozmowy bez sporządzania dokumentu.
• Forma dokumentowa wymaga utrwalenia treści w sposób pozwalający zapoznać się z nią oraz ustalić osobę składającą oświadczenie. Może to być między innymi wiadomość e-mail, SMS lub wiadomość wysłana przez komunikator.
• Forma pisemna wymaga własnoręcznego podpisu na dokumencie zawierającym treść oświadczenia.
• Forma elektroniczna wymaga użycia kwalifikowanego podpisu elektronicznego i jest co do zasady równoważna formie pisemnej.
• Forma pisemna z podpisami notarialnie poświadczonymi oznacza, że notariusz potwierdza autentyczność podpisów.
• Akt notarialny jest sporządzany przez notariusza i znajduje zastosowanie w przypadkach wskazanych w przepisach, między innymi przy przenoszeniu własności nieruchomości.

Forma dokumentowa jest pojęciem szerszym niż tradycyjny papierowy dokument. Istotne jest przede wszystkim utrwalenie informacji oraz możliwość ustalenia, kto złożył dane oświadczenie.

Kiedy zachowanie określonej formy jest obowiązkowe?

W niektórych przypadkach przepisy wymagają, aby umowa została zawarta w określony sposób. Wymóg może dotyczyć zwykłej formy pisemnej, formy dokumentowej, podpisów notarialnie poświadczonych albo aktu notarialnego.

Jednym z najbardziej znanych przykładów jest umowa przenosząca własność nieruchomości, która powinna zostać zawarta w formie aktu notarialnego. Ustne uzgodnienie sprzedaży mieszkania, domu lub działki nie wystarcza do skutecznego przeniesienia własności.

Obowiązek zastosowania konkretnej formy może również wynikać z wcześniejszej umowy stron. Strony mogą ustalić na przykład, że wszelkie zmiany umowy wymagają formy pisemnej albo że określone oświadczenia powinny być przesyłane pocztą elektroniczną.

Przed zawarciem umowy znaczenie może mieć więc nie tylko jej przedmiot, lecz także postanowienia dotyczące sposobu składania oświadczeń.

Co się dzieje, gdy wymagana forma nie zostanie zachowana?

Skutki niezachowania formy nie są jednakowe w każdej sytuacji. Zależą przede wszystkim od tego, dlaczego dana forma została zastrzeżona.

Najdalej idącym skutkiem jest nieważność umowy. Występuje ona wtedy, gdy przepisy albo ustalenia stron wyraźnie przewidują, że zachowanie określonej formy jest konieczne do ważności czynności. Umowa zawarta w inny sposób może wówczas nie wywołać zamierzonych skutków prawnych.

W innych przypadkach umowa może pozostać ważna, ale pojawiają się ograniczenia dowodowe. Utrudnione może być na przykład wykazywanie jej zawarcia lub treści za pomocą zeznań świadków i przesłuchania stron. Przepisy przewidują jednak od tej zasady wyjątki, między innymi w niektórych sporach z udziałem konsumenta.

Zdarza się również, że niezachowanie formy nie powoduje nieważności całej umowy, lecz uniemożliwia osiągnięcie określonego skutku. Umowa może wtedy obowiązywać, ale nie wywołuje wszystkich konsekwencji, które strony zamierzały osiągnąć.

Czy e-mail lub SMS może być umową?

Wiadomość elektroniczna może prowadzić do zawarcia ważnej umowy, jeżeli wynika z niej zgodna wola stron oraz można ustalić podstawowe warunki porozumienia. E-mail, SMS lub wiadomość w komunikatorze mogą spełniać wymagania formy dokumentowej, o ile pozwalają na ustalenie osoby składającej oświadczenie i zachowanie treści wiadomości.

Nie należy jednak automatycznie utożsamiać wiadomości e-mail z formą pisemną. Zwykły podpis wpisany pod wiadomością, skan podpisanego dokumentu lub kliknięcie przycisku w systemie internetowym zazwyczaj nie zastępują własnoręcznego podpisu, jeżeli przepisy wymagają właśnie formy pisemnej.

Równoważna formie pisemnej jest forma elektroniczna wykorzystująca kwalifikowany podpis elektroniczny. Inne rodzaje podpisów elektronicznych mogą mieć znaczenie dowodowe lub spełniać wymagania przewidziane dla konkretnych procedur, ale nie zawsze wywołują taki sam skutek jak własnoręczny podpis.

Dlaczego warto utrwalać ustalenia?

Chociaż wiele umów można skutecznie zawrzeć ustnie, utrwalenie ich treści ogranicza ryzyko późniejszych nieporozumień. Dokument może wskazywać między innymi przedmiot umowy, cenę, terminy, zakres obowiązków stron, zasady odpowiedzialności oraz warunki zakończenia współpracy.

Pisemna lub dokumentowa forma pełni przede wszystkim funkcję dowodową i porządkującą. Pozwala odtworzyć uzgodnienia nawet po dłuższym czasie oraz sprawdzić, czy sposób wykonywania umowy odpowiada pierwotnym ustaleniom.

Znaczenie ma nie tylko istnienie dokumentu, ale również jasność jego treści. Nieprecyzyjne albo sprzeczne postanowienia mogą prowadzić do trudności interpretacyjnych niezależnie od tego, czy umowa została podpisana na papierze, czy zawarta elektronicznie.

Forma zawarcia a zmiana lub rozwiązanie umowy

Forma zastosowana przy zawarciu umowy może wpływać również na sposób jej późniejszej zmiany. Co do zasady uzupełnienie lub zmiana umowy wymaga zachowania takiej formy, jaką przewidziały przepisy albo same strony.

Inne zasady mogą dotyczyć rozwiązania umowy, jej wypowiedzenia lub odstąpienia od niej. Duże znaczenie ma treść konkretnego dokumentu, ponieważ strony mogą wskazać, że określone oświadczenia będą skuteczne wyłącznie po zachowaniu ustalonej formy.

Zastrzeżenie w umowie, że jej zmiana wymaga formy pisemnej, nie zawsze automatycznie oznacza nieważność ustnych ustaleń. Skutek zależy od dokładnego brzmienia postanowienia, przepisów dotyczących danego rodzaju umowy oraz okoliczności jej wykonywania.

Podsumowanie

Nie każda umowa musi zostać sporządzona na piśmie. Wiele umów można ważnie zawrzeć ustnie, elektronicznie albo poprzez określone zachowanie stron. Szczególna forma staje się konieczna przede wszystkim wtedy, gdy wymagają jej przepisy lub wcześniejsze ustalenia stron.

Niezachowanie wymaganej formy może prowadzić do nieważności umowy, ograniczeń dowodowych albo braku określonych skutków prawnych. Dlatego przy ocenie formy znaczenie ma rodzaj umowy, jej przedmiot, treść uzgodnień oraz to, w jakim celu dany wymóg został ustanowiony.

Więcej praktycznych porad prawnych można znaleźć na stroniewww.plazaglab.pl.